退職時のトラブルを回避するための対応策
はじめに
従業員が退職する際、企業側が適切な対応をしないと、トラブルに発展することがあります。未払いの給与や退職金の問題、退職勧奨の誤った運用、競業避止義務違反、離職票の発行遅延など、退職に関するトラブルは多岐にわたります。特に、退職後に訴訟や労働基準監督署への申告といった問題に発展すると、企業の評判にも悪影響を及ぼしかねません。
本記事では、退職時のトラブルを未然に防ぎ、円満に退職手続きを進めるための対応策について詳しく解説します。
1. 退職時によくあるトラブルとその原因
退職時のトラブルは、主に以下のようなケースが多いです。
(1) 退職勧奨によるトラブル
企業側が従業員に対して退職を勧める「退職勧奨」は、適切な方法で行わないと「不当解雇」とみなされる可能性があります。
トラブルの原因
- 強引な退職勧奨（執拗な説得、退職を強要する発言）
- 退職理由の説明が曖昧
- 退職合意書の不備
回避策
- 退職勧奨を行う場合は、複数回にわたり慎重に対応する。
- 記録を残し、従業員が自発的に合意したことを確認する。
- 退職合意書を作成し、双方の署名・押印を取得する。
(2) 未払い給与・残業代の問題
退職後に従業員から「未払い残業代がある」として請求を受けるケースも少なくありません。
トラブルの原因
- 給与の未払い（最終給与の計算ミス）
- 残業代の未払い（固定残業代制度の誤運用など）
- 退職金の支払い有無に関する誤解
回避策
- 退職前に給与計算を正確に行い、未払いがないか確認する。
- 固定残業代制度を適切に運用し、労働時間の記録を正確に残す。
- 就業規則や雇用契約書に退職金の有無を明記する。
(3) 退職届の提出をめぐるトラブル
従業員が突然退職を申し出たり、退職届を提出しないまま連絡が取れなくなることもあります。
トラブルの原因
- 退職希望の申告が口頭のみで、書面がない
- 退職日について双方の認識が異なる
- 退職届を受理しないと認められないと主張する
回避策
- 退職届は必ず書面（電子メールでも可）で提出してもらう。
- 退職日は明確に合意し、書面で記録を残す。
- 退職届が未提出でも、労働者の意思を尊重し退職手続きを進める。
(4) 競業避止義務・秘密保持契約に関するトラブル
退職後、元従業員が競合他社に転職したり、企業の機密情報を持ち出したりするケースがあります。
トラブルの原因
- 競業避止義務に関する契約が曖昧
- 退職者が営業秘密を持ち出して競業する
- 会社が過度な競業避止義務を課してしまう
回避策
- 事前に秘密保持契約（NDA）を締結する。
- 競業避止義務を適切な範囲で定める（過度な制約は無効とされる場合がある）。
- 退職時に誓約書を取り交わし、情報の持ち出しを禁止する。
(5) 離職票の発行遅延
退職後、元従業員が「離職票が届かない」と苦情を申し立てることがあります。
トラブルの原因
- 企業側の手続きの遅れ
- 退職理由の認識のズレ（自己都合か会社都合か）
- 離職票の記載内容に従業員が異議を申し立てる
回避策
- 退職日が過ぎたら、速やかにハローワークへ離職票の申請を行う。
- 退職理由について従業員と事前に認識をすり合わせる。
- 記載内容に関する異議が出た場合、速やかに対応する。
2. 退職トラブルを未然に防ぐためのポイント
(1) 明確な就業規則と雇用契約書の整備
就業規則や雇用契約書を整備し、退職に関するルールを明確にすることで、多くのトラブルを防ぐことができます。
記載すべき内容
- 退職の申し出期限（例：1カ月前までに申請）
- 退職金の支給条件
- 競業避止義務の範囲
- 退職後の秘密保持義務
(2) 退職面談を実施する
退職を申し出た従業員とは、退職面談を行い、トラブルの芽を摘み取ることが重要です。
退職面談のポイント
- 退職理由を確認し、必要に応じて改善策を検討する。
- 未払い給与・残業代の有無を確認する。
- 退職後の機密保持について周知する。
(3) 退職時の手続きを明確にする
退職手続きの流れを社内で統一し、スムーズに処理できるようにしておきましょう。
退職手続きの基本フロー
- 退職届の受理（書面またはメールでの提出を求める）
- 最終給与・未払い分の確認
- 貸与品（PC・制服・鍵など）の返却手続き
- 離職票や社会保険資格喪失届の手続き
- 退職証明書の発行（求められた場合）
まとめ
退職時のトラブルは、企業にとって大きな負担となる可能性があります。しかし、適切な準備と手続きを行うことで、スムーズな退職対応が可能となります。
トラブルを防ぐためのポイント
✅ 就業規則や雇用契約書を整備し、退職のルールを明確にする。
✅ 退職届を必ず書面で提出してもらい、退職日を明確にする。
✅ 未払い給与・残業代のチェックを徹底し、適正な支払いを行う。
✅ 離職票の発行を迅速に行い、従業員と退職理由の認識をすり合わせる。
当事務所では、退職トラブルを未然に防ぐための労務相談を承っております。退職手続きに関するお悩みがございましたら、お気軽にご相談ください。
